Коротко. Усе робимо в чаті з ботом: надсилаємо документи, натискаємо кнопки. Бот сам заносить дані в таблицю обліку, готує листи в ТЦК і нагадує про строки. Кнопки внизу чату — це меню: Новий працівник, Лист у ТЦК, Перенести працівників. Якщо меню зникло — надішліть /start.
1. Новий працівник
Натисніть Новий працівник.
Надішліть документи — по одному в повідомленні (не альбомом), у будь-якому порядку:
витяг з Резерв+ — PDF;
наказ про прийняття — PDF або текст. Наказ на кількох людей теж підходить: бот візьме пункт про цього працівника;
паспорт — фото або скан:
книжечка — три фото: розворот 1, розворот 2, сторінка з реєстрацією;
ID-картка — обидва боки (можна одним PDF) і витяг з Дії про місце проживання.
Після кожного документа бот відповідає, що прочитав: ✅ — гаразд, ⚠️ — щось не збігається або бракує. Дані з фото позначені «🔍 звірте з оригіналом» — гляньте на них.
Коли всього достатньо, з'явиться кнопка Підтвердити. Натисніть — працівник у таблиці, а бот скаже, до якої дати надіслати лист у ТЦК.
Приймаю PDF, фото й текст. Word-файли (.docx) і фото HEIC — ні: збережіть як PDF або зробіть знімок екрана.
2. Звільнення
Просто надішліть наказ про звільнення (PDF або текст) — кнопку натискати не треба.
Бот знайде працівника й покаже зведення з двома кнопками:
✅ Підтвердити звільнення — звичайний випадок: лист у ТЦК бот підготує за кнопкою Лист у ТЦК;
📮 Підтвердити, лист уже надіслано — якщо лист ви вже відправили самі. Бот спитає, коли і під яким вих. №: відповідайте на його повідомлення, наприклад 20.10.2026 № 45.
3. Переведення на іншу посаду
Надішліть наказ про переведення.
Бот покаже, з якої посади на яку, і кнопку ✅ Підтвердити переведення.
Після підтвердження посада зміниться в таблиці, а лист у ТЦК про переведення буде в наступному Лист у ТЦК.
4. Листи в ТЦК
Лист про прийом, звільнення чи переведення треба надіслати протягом 7 днів від дати наказу.
Натисніть Лист у ТЦК. Бот збере всіх, про кого ще не повідомляли, і зробить один лист на кожен ТЦК — Google-документ у папці «Документи РРРР» → «Листи в ТЦК».
Відкрийте документ за посиланням, перевірте, роздрукуйте, підпишіть, відправте.
Під повідомленням про лист натисніть ✅ Надіслано → оберіть день, коли здали на пошту (Сьогодні, Вчора, Позавчора або Інша дата) → бот спитає вих. № листа — напишіть номер у відповідь.
Вих. № і дата потрапляють у Списки (колонка 18). Можна відповідати текстом замість кнопок — бот зрозуміє, якщо лист, що чекає, один; якщо кілька — попросить натиснути кнопку під потрібним.
5. Нагадування від бота
Бот пише сам, зазвичай о 9:00:
Строк листа в ТЦК — коли до кінця 7 днів лишилось 2 дні або менше. Лист не сформовано — натисніть Лист у ТЦК; сформовано, але не позначено — відправте й натисніть ✅ Надіслано.
🔄 Хвиля мобілізації — коли продовжили мобілізацію. Тим, у кого відстрочка «до завершення мобілізації», а витяг Резерв+ старший за початок хвилі, треба оновити Резерв+ — див. розділ 6. Номер указу в повідомленні — посилання на текст. Нагадування повторюється щопонеділка, поки список не порожній.
⏰ Закінчилась відстрочка — у кого відстрочка «до [дата]», а дата минула. Попросіть працівника новий витяг і надішліть боту. Повторюється щопонеділка.
6. Оновити Резерв+
Отримали від працівника новий витяг — просто надішліть його боту (PDF), кнопку Новий працівник натискати не треба. Бот покаже, що змінилось (дата витягу, відстрочка, ТЦК…), і кнопку ✅ Оновити. Після неї таблиця оновиться, PDF ляже в папку працівника, а бот скаже, кому ще лишилось оновити.
7. Запитати бота
Пишіть звичайними словами, наприклад:
«У кого закінчується відстрочка в листопаді?»
«Які листи в ТЦК ще не надіслані?»
«Кому бракує документів?»
«Хто працює водієм?»
Бот лише читає таблицю — нічого не змінює. Попросите «звільни» чи «виправ» — він пояснить, як це зробити.
8. Як виправити помилку
До «Підтвердити» — надішліть чіткіше фото або новий документ: бот замінить попередній.
Після «Підтвердити» — виправте одну клітинку в аркуші «Працівники» таблиці обліку (дати — як 15.03.1990). Таблиця перевірить формат і запише зміну в «Журнал змін». Списки не правте — вони оновлюються самі.
9. Якщо щось пішло не так
Бот довго «⏳ думає» або написав «збій на нашому боці» — спробуйте ще раз за хвилину. Адміністратор уже отримав сповіщення.
«AI зараз не відповідає» — надішліть той самий документ ще раз трохи згодом.
Зникло меню — /start.
Не зрозуміло, що робити, або бот відповів дивно — напишіть адміністратору: що надсилали і що бот відповів (знімок екрана підходить).
Що нового
05.11.2026
З'явилась ця інструкція.
04.11.2026
Переведення на іншу посаду: наказ → ✅ Підтвердити переведення → лист у ТЦК.
Звільнення, коли лист у ТЦК уже надіслали самі: кнопка 📮 Підтвердити, лист уже надіслано.
Наказ про прийняття на кількох людей — бот бере пункт про потрібного працівника.
Після питань, на які відповідаєте текстом, меню повертається саме.
03.11.2026
Бот працює з таблицею обліку підприємства. Працівників перенесено зі Списків.